Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом Министерства квалификационного справочника должностей руководителей, Структуру образовательного учреждения, его кадрового состава.
Настоящая должностная инструкция разработана на основе В своей деятельности секретарь руководствуется Конституциями и законами ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в.
Настоящая должностная инструкция разработана на основе Приказа указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на.
муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение муниципального образования город Краснодар средняя общеобразовательная школа № 58 имени Героя Советского Союза Носаль Евдокии Ивановны Согласовано Председатель проф. комитета ___________А.А. Филиппова «___»______________20___ г. Утверждено Приказ от 02.09.2014 №201-ОД Директор МБОУ СОШ № 58 ___________ А.И. Герасимова Должностная инструкция № 14 секретаря - машинистки 1. Общие положения 1.1.
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого» УПРАВЛЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ Должностная инструкция СМК ДП 4.2.3-2.0-08 Управление документацией 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь руководителя Гуманитарно-экономического колледжа Многопрофильного колледжа Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого» (далее – секретарь руководителя) относится к категории учебно-вспомогательного персонала. 1.2. Секретарь руководителя принимается на работу и увольняется приказом начальника Управления среднего профессионального образования (далее - УСПО) НовГУ по представлению директора колледжа. 1.3. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. 1.4. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно директору колледжа. 1.5. В период отсутствия секретаря руководителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности в установленном порядке временно выполняет, назначаемый директором колледжа, соответствующий работник, несущий полную ответственность за их надлежащее выполнение. 1.6. Секретарь руководителя должен знать: законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность; положения и инструкции по ведению делопроизводства; структуру образовательного учреждения, его кадрового состава; правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами; технологию создания, обработки, передачи и хранения документов; правила деловой переписки; государственные стандарты унифицированной системы организационнораспорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; основы этики и эстетики; правила делового общения; правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения; правила по охране труда и пожарной безопасности. 1.7. Секретарь руководителя при осуществлении своей профессиональной деятельности руководствуется перечнем документов, установленных в разделе «4. Перечень документов, записей и данных по качеству». 2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ На секретаря руководителя возлагаются следующие функции: 2.1. Осуществление ведения делопроизводства в колледже в соответствии с нормативными документами и инструкциями. 2.2. Обеспечение административно-распорядительной деятельности директора колледжа. 2.3. Выполнение технической работы по обеспечению и реализации деятельности руководства (директора и заместителей директора колледжа) в системе менеджмента качества, подготовки материалов к комплексной оценке деятельности НовГУ, лицензированию и государственной аккредитации новых образовательных программ СПО. Версия: 01 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 04.09.2012, 12:24 КЭ:_________ УЭ №_______ Стр. 2 из 8 Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого» УПРАВЛЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ Должностная инструкция СМК ДП 4.2.3-2.0-08 Управление документацией 2.4. Анализ результатов собственной деятельности в целях совершенствования и овладения прогрессивными формами обработки, учета и ведения документации в деятельности колледжа. 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Для выполнения возложенных функций секретарь руководителя обязан: 3.1. Вести делопроизводство в соответствии с утвержденной номенклатурой дел УСПО НовГУ, в том числе и в электронной форме. 3.2. Выполнять различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации, вводить текущую информацию в банк данных. 3.3. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора и заместителей директора колледжа. 3.4. Принимать поступающую в колледж корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в колледже порядком, передавать ее в соответствии с указаниями директора конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, отправлять корреспонденцию. 3.5. Следить за своевременным рассмотрением, подготовкой и представлением документов, распоряжений, поступивших на исполнение конкретным исполнителям, обеспечивая их качественное редактирование. 3.6. По поручению директора или его заместителей составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам обращений, печатать различные служебные материалы и документы; копировать документы на персональном ксероксе. 3.7. Осуществлять контроль за исполнением работниками колледжа изданных приказов начальника УСПО НовГУ, ректора НовГУ и распоряжений директора колледжа, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений директора колледжа, взятых на контроль. 3.8. Принимать документы на подпись директора колледжа. 3.9. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора колледжа. 3.10. Организовать телефонные переговоры директора, записать в его отсутствие полученную информацию и довести до его сведения ее содержание, передать и принять информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно довести до руководителя информацию, полученную по каналам связи. 3.11. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний директора колледжа (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний. 3.12. Обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя. 3.13. Организовать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников колледжа. 3.14. Выполнять отдельные поручения директора колледжа. Версия: 01 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 04.09.2012, 12:24 КЭ:_________ УЭ №_______ Стр. 3 из 8 Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого» УПРАВЛЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ Должностная инструкция СМК ДП 4.2.3-2.0-08 Управление документацией 3.15. Печатать подготовленные администрацией колледжа материалы по реализации системы менеджмента качества, лицензированию и государственной аккредитации. 3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел УСПО НовГУ (по разделу колледжа в составе Многопрофильного колледжа НовГУ), обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдачу в архив УСПО НовГУ. 3.17. Работать в тесном контакте с заместителями директора колледжа, заведующим учебной частью, заведующими отделениями, педагогическими работниками. 3.18. Выполнять правила по охране труда и пожарной безопасности, Правила внутреннего распорядка НовГУ, соблюдать производственную дисциплину. 4. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПИСЕЙ И ДАННЫХ ПО КАЧЕСТВУ (Приложение 1) 5. ПРАВА Секретарь руководителя имеет право: 5.1. Защищать честь, достоинство и деловую репутацию. 5.2. Избираться в выборные органы, участвовать в обсуждении и решении вопросов деятельности колледжа, в том числе через органы самоуправления и общественные организации колледжа. 5.3. Обжаловать приказы и распоряжения вышестоящих руководителей в установленном законодательством Российской Федерации порядке. 5.4. Получать необходимое учебно-методическое и материально-техническое обеспечение своей профессиональной деятельности, бесплатное пользование библиотеками, информационными ресурсами, услугами учебных, учебно-методических, социально-бытовых, лечебных и других подразделений в соответствии с Уставом НовГУ и коллективным договором. 5.5. Повышать свою профессиональную квалификацию, подтверждаемую документом государственного образца в соответствующих учреждениях, организациях, имеющих на это полномочия, не реже 1 раза в 5 лет. 5.6. Выявлять и регистрировать несоответствия в области качества, а так же инициировать выработку рекомендаций и проведение необходимых мероприятий по корректирующим и предупреждающим действиям в рамках своей деятельности. 5.7. Запрашивать у администрации колледжа информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей с разрешения их непосредственных руководителей. 5.8. Требовать от директора колледжа оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь руководителя несет ответственность: 6.1. За невыполнение или некачественное выполнение возложенных должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. Версия: 01 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 04.09.2012, 12:24 КЭ:_________ УЭ №_______ Стр. 4 из 8 Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого» УПРАВЛЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ Должностная инструкция СМК ДП 4.2.3-2.0-08 Управление документацией 6.2. За качество подготовки выпускников колледжа и реализацию не в полном объеме основных профессиональных образовательных программ. 6.3. За несвоевременность выполнения работы, которая определяется в соответствии с директивными, распорядительными, плановыми документами, устанавливающими конкретные сроки и объемы выполнения работ. 6.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, трудовым, гражданским и уголовным законодательством Российской Федерации. 6.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим административным, трудовым, гражданским и уголовным законодательством Российской Федерации. 6.6. За невыполнение требований документов, которыми должен руководствоваться воспитатель в своей профессиональной деятельности, в том числе документации СМК МПК НовГУ. 6.7. За невыполнение обязанностей, приводящее к несоблюдению Коллективного договора НовГУ. 7. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ) Секретарь руководителя а осуществляет взаимодействие по вопросам, входящим в его компетенцию: с директором колледжа; заместителями директора колледжа; заведующими отделениями колледжа; заведующим учебной частью; преподавателями; представителями органов общественного самоуправления (общественных объединений) колледжа, обучающимися. Согласовано: Начальник УСПО НовГУ Начальник Юридического управления НовГУ Заместитель начальника Финансово-экономического управления НовГУ по СПО Начальник управления по охране труда и технике безопасности НовГУ Заместитель начальника Управления кадров НовГУ по СПО Начальник отдела кадров МПК НовГУ Л.Г. Старкова В.А. Шульцев Л.И. Блинова Ю.В. Буленкова Л.В. Гордеева Версия: 01 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 04.09.2012, 12:24 КЭ:_________ УЭ №_______ Стр. 5 из 8 Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого» УПРАВЛЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ Должностная инструкция СМК ДП 4.2.3-2.0-08 Управление документацией Приложение 1 4.1. Перечень документов, которыми должен руководствоваться в своей профессиональной деятельности секретарь руководителя: ѕ нормативно-правовые, организационно-распорядительные и методические документы федеральных и региональных органов управления (Закон Российской Федерации «Об образовании», стандарты и директивы ENQA, стандарты по менеджменту качества серии ISO, Типовое положение об образовательном учреждении среднего профессионального образования, др.); ѕ организационно-распорядительные и методические документы НовГУ (Устав НовГУ, Коллективный договор и др.); ѕ организационно-распорядительные и методические документы УСПО НовГУ (План стратегического развития МПК НовГУ, Положение об УСПО НовГУ, Многопрофильном колледже НовГУ, План работы МПК НовГУ, др.); ѕ организационно-распорядительные и методические документы колледжа (Положение о колледже, Программы развития колледжа, План работы колледжа на учебный год и др.); ѕ основные профессиональные образовательные программы по соответствующим специальностям СПО; ѕ Положение об организации образовательного процесса по программам СПО в колледжах НовГУ; ѕ документация СМК МПК НовГУ (Миссия, Политика и цели в области качества, Задачи в области качества, Руководство по качеству, документированные процедуры и др.); ѕ результаты анкетирования обучающихся колледжа; ѕ правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности; ѕ настоящая должностная инструкция. Версия: 01 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 04.09.2012, 12:24 КЭ:_________ УЭ №_______ Стр. 6 из 8 Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого» УПРАВЛЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ Должностная инструкция СМК ДП 4.2.3-2.0-08 Управление документацией Приложение 2 ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ДОЛЖНОСНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ № п/п Фамилия, имя, отчество работника, назначаемого на должность Дата и подпись работника после ознакомления с инструкцией и получения ее копии Дата и номер приказа о назначении на должность Дата и номер приказа об освобождении от занимаемой должности 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Версия: 01 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 04.09.2012, 12:24 КЭ:_________ УЭ №_______ Стр. 7 из 8 Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого» УПРАВЛЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ Должностная инструкция СМК ДП 4.2.3-2.0-08 Управление документацией Приложение 3 ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ Номер измерения Обозначение документа измененного Номер листа заменен нового ного изъятого Всего листов в кументе Подпись ответственного за внесение изменения Дата внесения изменения Дата введения изменения Версия: 01 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 04.09.2012, 12:24 КЭ:_________ УЭ №_______ Стр. 8 из 8
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования